Inzage in adoptiedossiers: Hoe werkt dat per dossierhouder?  

Adoptiedossiers, of delen ervan, kunnen op verschillende plekken en bij verschillende organisaties in Nederland liggen. Elke organisatie gaat anders om met het verstrekken van informatie en het inzien van adoptiedossiers. Voor de vindplekken van dossiers in Nederland hebben we een korte inventarisatie gemaakt van de mogelijkheid tot inzage in dossiers en eventuele obstakels en beperkingen waar je tegenaan kan lopen. 

Iedereen heeft recht op inzage in adoptiedossiers waarin zijn of haar eigen persoonsgegevens staan. Dat is in lijn met artikel 12 van de Algemene Verordening Gegegevensbescherming. Het inzagerecht is bedoeld om mensen meer grip te geven op hun persoonsgegevens. Om deze informatie aan te vragen, moet je jezelf kunnen identificeren. Op die manier kan de dossierhouder vaststellen dat de gegevens in het adoptiedossier ook echt van jou zijn. En dat je het recht hebt om de informatie te mogen inzien en ontvangen. Je hebt het recht om je dossier in te zien, wat onder andere gebaseerd is op je recht op ‘family life’ en dus je recht om te weten van wie je afstamt. Niet alle gegevens in een adoptiedossier zijn altijd inzichtelijk voor je. Dit heeft te maken met de privacy van alle (andere) in het dossier genoemde personen. Op grond van de Algemene Verordening Gegegevensbescherming (hierna: AVG) wordt de privacy van andere personen die genoemd worden in het adoptiedossier ook beschermt.  

AdoptieoudersIn het Nederlands gebruiken we veel verschillende woorden voor ouders na afstand en adoptie. Iedereen gebruikt eigen woorden voor deze relaties en geeft een eigen betekenis aan deze woorden. Dat betekent dat twee personen hetzelfde woord op een andere manier kunnen interpreteren en gebruiken. Ook kunnen verschillende woorden, verschillende emoties oproepen. Dat betekent dat hetzelfde woord voor twee mensen anders kan voelen. Via een vragenlijst onderzocht INEA welke woorden we als expertisecentrum interlandelijke adoptie in wording het beste kunnen gebruiken. De uitkomst hiervan helpt ons om bepaalde woorden te kiezen. We zijn ons ervan bewust dat elk woord dat we uiteindelijk kiezen voor iedereen persoonlijk voordelen en nadelen kan hebben. We volgen als INEA de huidige maatschappelijke en wetenschappelijke discussie rondom het gebruik van taal met veel aandacht en blijven ons taalgebruik, in samenspraak met de Redactieraad en de Adviesraad, evalueren en waar nodig aanpassen. 

Je adoptieouders hebben mogelijk informatie bewaard rondom jouw adoptie. In sommige gevallen hebben ze een (volledig) dossier. Het kan voorkomen dat je deze informatie niet meer kan opvragen bij je adoptieouders. Dat kan verschillende redenen hebben. Soms heb je geen contact meer met je adoptieouders of zijn ze inmiddels overleden. Je hebt dan nog steeds opties om informatie te kunnen achterhalen bij de instanties die hierna genoemd worden.  

(Oud-)vergunninghoudersVergunninghouders zijn de organisaties die een vergunning hebben van het ministerie van Justitie en Veiligheid om te bemiddelen bij interlandelijke adoptie.  

De organisatie of het adoptiebureau die jouw adoptieouders heeft geholpen om de adoptie tot stand te brengen, heeft een eigen dossier over jouw adoptie. Je kan deze bij hen opvragen. Het is mogelijk dat het adoptiedossier door de dossierhouder is opgedeeld in een ‘ouderdeel’ en ‘kinddeel’. Het is niet altijd mogelijk om het ouderdeel in te zien vanwege de privacy van alle in het dossier genoemde personen. De documenten die op jouzelf betrekking hebben en ook de meer algemene documenten kan je altijd inzien.

Wij hebben opgemerkt en signalen ontvangen dat de werkwijze bij de verschillende (oud-)vergunninghouders verschilt. Soms wordt er wel om toestemming gevraagd aan adoptieouders voor het vrijgeven van het volledige dossier, andere keren niet. Het recht op afstammingsgegevens is essentieel en kan je verder brengen in je zoektocht naar meer informatie. Bij INEA zien we het als een van onze taken om aandacht te vragen voor het stroomlijnen en gelijkmaken van de verschillende werkwijzen. Dit kan geadopteerden verder helpen en het opvragen van het adoptiedossier makkelijker maken. 

Niet alle vergunninghouders die ooit betrokken waren bij adopties naar Nederland zijn nog actief. De meesten hebben hun archieven met daarin de adoptiedossiers overgedragen aan andere vergunninghouders. Als je weet welke organisatie heeft bemiddeld tussen jouw adoptieouders en de adoptie-instanties in jouw land van herkomst, kun je hen benaderen. Zij kunnen je mogelijk verder helpen door inzage te verlenen in jouw dossier. De vergunninghouders die op dit moment nog bestaan zijn: Wereldkinderen, A New Way, Stichting Meiling en Nederlandse Adoptie Stichting. 

Weet je niet via welke organisatie je naar Nederland bent gekomen of welke organisatie jouw dossier bewaard? Neem dan contact op met INEA; wij kijken graag met je mee.    

Centrale Autoriteit 

De Centrale Autoriteit heeft een dossier opgebouwd waar relevante informatie in wordt bewaard over jouw adoptie. De dossiers worden bewaard in een centraal register, genaamd het Adoptieregister. Dit register is niet openbaar toegankelijk. Je kunt de Centrale Autoriteit een email sturen met het verzoek tot dossierinzage.  

Wanneer de dossierhouder een verzoek om inzage in het adoptiedossier ontvangt, vragen ze ook aan de adoptieouders of ze bezwaren hebben tegen het inzageverzoek. Als adoptieouders bedenkingen hebben, wordt er (conform nationale en internationale jurisprudentie) een belangenafweging gemaakt waarbij het belang van inzage wordt afgewogen tegen het belang van bescherming van gegevens. Dat is een inhoudelijke afweging. Deze afweging kan leiden tot het besluit dat een geadopteerde volledige inzage krijgt, dat bepaalde stukken worden uitgesloten van inzage, dat delen van het dossier onzichtbaar worden gemaakt of dat er helemaal geen inzage in de stukken over adoptieouders kan plaatsvinden. Dan wordt er altijd een beslissing genomen waar bezwaar tegen kan worden gemaakt en beroep tegen kan worden ingesteld. 

Het komt ook voor dat er geen contact meer is met adoptieouders en er daardoor niet meer naar het bezwaar kan worden gevraagd. In dat geval is niet bekend of adoptieouders bedenkingen hebben. Ook dan wordt er een belangenafweging gemaakt. Dan wordt het belang van inzage gewogen tegen de mate van privacy-schending. In de meeste gevallen leidt dit ertoe dat delen van het dossier (de persoonlijke informatie/persoonsgegevens van adoptieouders) van inzage worden uitgesloten of onzichtbaar worden gemaakt. Ook in dat geval wordt er een beslissing genomen waar bezwaar tegen kan worden gemaakt en beroep tegen kan worden ingesteld. 

Bij bovenstaande procedure geldt dat er altijd zo veel mogelijk gezocht wordt naar mogelijkheden om stukken wél ter inzage te geven. 

Raad voor de Kinderbescherming 

Ben je geadopteerd en wil je jouw dossier bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) inzien? Dan kun je een verzoek indienen via het webformulier op de website van de RvdK: Informatieverzoek RvdK. 

Sinds het voorjaar van 2024 zijn adoptiedossiers van mensen die vóór 1970 zijn geboren, overgebracht naar het Nationaal Archief. Deze dossiers kun je daar direct opvragen. Toch kan het gebeuren dat er nog oude dossiers bij de RvdK zijn. In dat geval verwijst het Nationaal Archief je door naar de RvdK. De dossiers die daar nog liggen, worden later alsnog naar het Nationaal Archief overgebracht. 

Soorten adoptiedossiers 

De RvdK heeft verschillende soorten adoptiedossiers: 

1. Binnenlandse adoptiedossiers (inclusief dossiers over afstand door de biologische moeder). 
2. Interlandelijke adoptiedossiers

Binnenlandse adoptiedossiers 

Binnenlandse adoptiedossiers bevatten zowel informatie over afstand als over adoptie. In deze dossiers staat: 

• De reden waarom een moeder haar kind heeft afgestaan. 
• Verslagen van hulpverleners die haar hebben begeleid. 
• Naam en achtergrondinformatie van de biologische oudersIn het Nederlands gebruiken we veel verschillende woorden voor ouders na afstand en adoptie. Iedereen gebruikt eigen woorden voor deze relaties en geeft een eigen betekenis aan deze woorden. Dat betekent dat twee personen hetzelfde woord op een andere manier kunnen interpreteren en gebruiken. Ook kunnen verschillende woorden, verschillende emoties oproepen. Dat betekent dat hetzelfde woord voor twee mensen anders kan voelen. Via een vragenlijst onderzocht INEA welke woorden we als expertisecentrum interlandelijke adoptie in wording het beste kunnen gebruiken. De uitkomst hiervan helpt ons om bepaalde woorden te kiezen. We zijn ons ervan bewust dat elk woord dat we uiteindelijk kiezen voor iedereen persoonlijk voordelen en nadelen kan hebben. We volgen als INEA de huidige maatschappelijke en wetenschappelijke discussie rondom het gebruik van taal met veel aandacht en blijven ons taalgebruik, in samenspraak met de Redactieraad en de Adviesraad, evalueren en waar nodig aanpassen. en familie. 
• In sommige gevallen informatie over de biologische vader. 
• Gegevens over de adoptie en het adoptiegezin, inclusief een situatieschets. 

Interlandelijke adoptiedossiers 

De interlandelijke adoptiedossiers gaan vooral over de adoptieouders. De RvdK beoordeelt of zij geschikt zijn om een buitenlands kind op te voeden. Daarom bevatten deze dossiers voornamelijk: 

• Informatie over de (aspirant) adoptieouders. 
• De beoordeling van hun geschiktheid. 

Er is meestal weinig informatie over de geadopteerde zelf. Soms staat er iets over het adoptiegezin, maar informatie over de adoptie zelf is er vaak niet. Dit kan bij de Centrale Autoriteit (CA) of een andere instantie terug te vinden zijn. 

Privacy en inzage 

De RvdK begrijpt dat het voor de geadopteerde zeer belangrijk is om informatie te hebben die gaat over hun eigen afkomst. Ook heeft iedereen het recht om te weten waar je vandaan komt.  
Toch moet de RvdK een afweging maken als het gaat over de privacy van anderen, zoals adoptieouders en afstandsouders. Dit gebeurt op basis van de wetgeving over privacy. 

Daarom vraagt de RvdK aan hen of zij bezwaar hebben tegen het delen van bepaalde informatie. Dit gebeurt via een brief in een blanco envelop. Als zij bezwaar maken, dan bekijkt de RvdK of inzage toch mogelijk is. Er zijn verschillende uitkomsten mogelijk: 

• Je krijgt het volledige dossier te zien. 
• Sommige delen worden weggelaten. 
• Een deel van de tekst wordt onleesbaar gemaakt. 
• Je krijgt geen inzage in bepaalde documenten. 

Als je het niet eens bent met de beslissing, kun je bezwaar maken. Dit geldt ook voor adoptieouders en afstandsouders. 

Verschillen tussen binnenlandse en interlandelijke adoptie 

Bij het proces van binnenlandse adoptie wordt er altijd een advies geschreven over het adoptieverzoek door de RVdK. Daarom staat er in deze dossiers altijd wel informatie over de adoptie en het adoptiegezin. 

Bij interlandelijke adoptie is dat anders. De RvdK beoordeelt de adoptieouders vóórdat een kind geadopteerd wordt. De adoptie zelf wordt vaak door andere instanties geregeld. Daarom is er in deze dossiers meestal geen informatie over de adoptie zelf. Wel kan er informatie over het adoptiegezin staan, bijvoorbeeld als het gezin meerdere kinderen heeft geadopteerd. 

Wil je jouw dossier inzien? Een raadsonderzoeker helpt je daarbij en kan uitleggen wat de informatie betekent. 

Rechtbank/Archief 

Bij de rechtbank of haar archieven kan je informatie opvragen over jouw adoptie. Adopties van voor het Haags Adoptieverdrag (1993) werden niet automatisch erkend in Nederland. De kans is groot dat jouw ouders na aankomst in Nederland naar de rechtbank zijn gegaan om jouw aankomst en de adoptie af te ronden. Als dat het geval is, kun je waarschijnlijk het adoptievonnis of andere processtukken opvragen. Je kunt informatie over jouw adoptie opvragen bij de rechtbank of het archief dat hoort bij jouw eerste woonplaats in Nederland. Hiervoor geldt geen toestemmingsvereiste; de rechterlijke uitspraken zijn openbaar.   

Gemeente Den Haag, afdeling Landelijke Taken 

Als je jouw geboorteakte niet bij de gemeente waar je woont kan opvragen, kan je contact opnemen met de afdeling Landelijke Taken van de gemeente Den Haag. Zij kunnen voor je nagaan of jouw geboorteakte is geregistreerd in het Haags Register voor geboorten. Buitenlandse geboorteaktes kunnen namelijk worden ingeschreven in de gemeente Den Haag, bij de afdeling Landelijke Taken. Het opvragen van een gewaarmerkt kopie of afschrift van jouw geboorteakte, komt het meest overeen met de originele geboorteakte. Aan het opvragen van deze documenten zitten wel kosten verbonden. Hiervoor geldt geen toestemmingsvereiste. 

Kost het geld om je adoptiedossier in te zien? 

Nee. De dossier houdende organisatie mag geen geld vragen als je je persoonsgegevens wil inzien. Dit geldt ook voor het verstrekken van een kopie van je persoonsgegevens aan jou, tenzij je om extra of extra veel kopieën vraagt. Dan mag de organisatie een redelijke vergoeding vragen. Dit is ook vastgelegd in de AVG (artikel 12 lid 5 en artikel 15 lid 3).  

Voor het krijgen van kopieën of uittreksels van documenten, zoals bijvoorbeeld je geboorteakte, kunnen wel kosten in rekening worden gebracht. 

Mocht je een situatie tegenkomen waarbij toch om een vergoeding wordt gevraagd, neem dan contact op met INEA; wij kijken met je mee naar de volgende stap.