Met ingang van 1 januari 2024 stelt INEA een budget van maximaal € 14.500,00 beschikbaar om events uit het veld financieel middels een tegemoetkoming te ondersteunen. Deze regeling is ontworpen om een financiële tegemoetkoming te realiseren aan events die bijdragen aan de missie van INEA. Met deze regeling streeft INEA na om het aanbod van events voor de doelgroep te vergroten en het thema interlandelijke adoptie nog meer onder de aandacht te brengen.
- Tegemoetkoming: dit is een financiële bijdrage die over het algemeen kleiner is dan het totaal van kosten van een project/event. Het doel van de tegemoetkoming is om financiële lasten te verlagen of om een stimulans te bieden voor bepaalde activiteiten, projecten of gedragingen.
- Event: een geplande en georganiseerde gebeurtenis (van tijdelijke aard) in Nederland waar minstens 4 mensen samenkomen voor een specifiek doel, wat bijdraagt aan de missie van INEA.
INEA’s missie
INEA is dé centrale plek waar alle interlandelijk geadopteerden terecht kunnen voor ondersteuning bij vragen over interlandelijke adoptie en afkomst, met bijzondere aandacht voor diegenen die rondom hun adoptie problemen ervaren. Daarnaast kunnen adoptieoudersIn het Nederlands gebruiken we veel verschillende woorden voor ouders na afstand en adoptie. Iedereen gebruikt eigen woorden voor deze relaties en geeft een eigen betekenis aan deze woorden. Dat betekent dat twee personen hetzelfde woord op een andere manier kunnen interpreteren en gebruiken. Ook kunnen verschillende woorden, verschillende emoties oproepen. Dat betekent dat hetzelfde woord voor twee mensen anders kan voelen. Via een vragenlijst onderzocht INEA welke woorden we als expertisecentrum interlandelijke adoptie in wording het beste kunnen gebruiken. De uitkomst hiervan helpt ons om bepaalde woorden te kiezen. We zijn ons ervan bewust dat elk woord dat we uiteindelijk kiezen voor iedereen persoonlijk voordelen en nadelen kan hebben. We volgen als INEA de huidige maatschappelijke en wetenschappelijke discussie rondom het gebruik van taal met veel aandacht en blijven ons taalgebruik, in samenspraak met de Redactieraad en de Adviesraad, evalueren en waar nodig aanpassen. – ook als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarigen – en gezinsleden en geboorteouders voor bepaalde hulpvragen bij INEA terecht.
Over de tegemoetkoming
De tegemoetkomingsregeling is ontworpen om de realisatie van waardevolle events te ondersteunen door financiële bijstand te bieden in de volgende drie essentiële categorieën:
De tegemoetkoming kan gebruikt worden voor het verlagen van kosten gerelateerd aan het huren van een locatie van het event. Dit omvat zowel binnen- als buitenlocaties die geschikt
zijn voor het type en de omvang van het event wat georganiseerd wordt. In aanmerking komende kosten:
- Huurkosten voor zalen, conferentiecentra, theaters, of openluchtlocaties.
- Huurkosten van technische faciliteiten voor online events
- Huurkosten voor opname of uitzendlocaties voor online events
- Eventuele bijkomende kosten voor de inrichting of aanpassing van de locatie aan de
specifieke eisen van het event
Om de kwaliteit en het succes van het event te waarborgen, erkennen we het belang van professionele expertise en of ervaringsdeskundigheid. Deze categorie biedt ondersteuning
voor de kosten van het inhuren van professionals of deskundigen die een cruciale rol spelen in de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van het event. In aanmerking komende kosten:
- Vergoeding voor sprekers, artiesten, workshopleiders, of eventmanagers.
- Kosten voor technische ondersteuning, zoals geluidstechnici, lichttechnici of
veiligheidsadviseurs
Materialen en uitrusting die nodig zijn voor het succesvol uitvoeren van het event, kunnen ook gefinancierd worden door deze tegemoetkoming. Deze categorie is bedoeld voor de
aanschaf of huur van fysieke goederen die essentieel zijn voor het event. In aanmerking komende kosten:
- Aankoop of huur van technische apparatuur zoals geluidsinstallaties, verlichting, of
podiumelementen. - Kosten voor decoratie, drukwerk (bijvoorbeeld banners, flyers), of ander
promotiemateriaal.
Mochten er overige kostenposten zijn waar tegemoetkoming voor nodig is die hier niet beschreven zijn, neem dan contact op met events@inea.nl. De hoogte van de financiële tegemoetkoming voor het event is gekoppeld aan het aantal verwachte deelnemers. We spreken van de volgende groepen:
- <25
- <50
- >50
Voor elke groep is er een vast bedrag dat uitgekeerd kan worden. Op deze manier hoopt INEA zoveel mogelijk initiatieven met het beschikbare budget te kunnen ondersteunen. Elke categorie van de tegemoetkomingsregeling kent zijn eigen vastgestelde bedragen, die als volgt aan verschillende deelnemersaantallen zijn gekoppeld:
- Categorie 1: De Huur van Locatie
o Tot en met 25 deelnemers: € 100,00
o 26 tot 50 deelnemers: € 200,00
o Meer dan 50 deelnemers: € 250,00 - Categorie 2: De Inzet van Expertise
o Tot en met 25 deelnemers: € 100,00
o 26 tot 50 deelnemers: € 200,00
o Meer dan 50 deelnemers: € 250,00 - Categorie 3: De Inkoop van Materiaal
o Tot en met 25 deelnemers: € 50,00
o 26 tot 50 deelnemers: € 100,00
o Meer dan 50 deelnemers: € 250,00
Deze tegemoetkomingsregeling is niet bedoeld voor:
- Andere soorten initiatieven dan events;
- Activiteiten die onder de subsidieregeling Belangenorganisaties Interlandelijke
Adoptie vallen die per 1 oktober 2022 door het ministerie van Justitie en Veiligheid
beschikbaar is gesteld; - Gevaarlijke, risicovolle of milieubelastende activiteiten;
- Events die op enigerlei wijze discrimineren op grond van geloofsovertuiging,
achtergrond, sekse of politieke overtuiging; - Individuele activiteiten
Randvoorwaarden van de aanvraag
Om in aanmerking te komen voor financiële ondersteuning vanuit de tegemoetkomingsregeling, moeten aanvragers voldoen aan de volgende criteria:
o Het event vindt plaats in hetzelfde kalenderjaar als de toekenning van de aanvraag.
o De tegemoetkoming kan niet plaats vinden op terugwerkende kracht. Het event vindt altijd plaats in de toekomst.
o Het individu, de groep of de organisatie die de aanvraag indient is verantwoordelijk voor de uitvoering van het event of de initiatieven waarvoor sponsoring wordt aangevraagd.
o INEA is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor het event (waaronder en niet limitatief; de organisatie, overschrijding van het budget, de uitvoering, ontstane schade bij deelnemers of derden, mate van realiseren van de doelstelling). INEA kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor risico’s, ongevallen of andere factoren.
o In communicatie uitingen van het event benoemd de aanvrager dat INEA bijdraagt aan de realisatie van het event.
o Het event vindt plaats in Nederland.
o De aanvrager (individu, groep of organisatie heeft nog geen andere aanvraag lopen gedurende dit kwartaal).
o De aanvrager is bereikbaar via opgegeven contactgegevens.
o Het event moet bijdragen aan de missie van INEA.
o Aanvragen moeten duidelijk aangeven hoe het event deze doelstellingen ondersteunt.
o De doelgroep van het event beoogt allen die te maken hebben of geraakt zijn door interlandelijke adoptie.
o Het event is toegankelijk voor de doelgroep.
o Aanvragen moeten informatie bevatten over de verwachte deelnemersaantallen en hoe dit behaald verwacht te worden.
o De kosten van het event zijn naar verhouding en doelmatig.
o Aanvragers moeten een begroting indienen, inclusief alle verwachte inkomsten en uitgaven.
o Het financieringsplan moet aantonen dat de aangevraagde tegemoetkoming essentieel is voor de realisatie van het event.
o Alle kosten uit de begroting moeten in hetzelfde kalenderjaar gemaakt worden.
Procedure
Bij het indienen van een aanvraag voor de tegemoetkomingsregeling wordt de volgende procedure doorlopen:
o De aanvraag voldoet aan de bovengenoemde voorwaarden
o Aanvrager heeft de documenten verzameld die de aanvraag ondersteunen (offertes, begroting, kostenbewijzen, etc. deze zijn nodig om de bedragen toe te kennen)
o Vul het officiële aanvraagformulier volledig in voor de deadline van het kwartaal. Dit formulier is beschikbaar op onze website of kan worden opgevraagd via events@inea.nl. Zorg ervoor dat alle informatie correct en volledig is ingevuld om vertraging of afwijzing te voorkomen.
Deadlines
Eerste kwartaal: Januari – maart
Aanleverdeadline: 10 januari 2024
Voor 15 januari 2024 ontvang je bericht over de toekenning van de tegemoetkoming
Tweede kwartaal: April – juni
Aanleverdeadline: 15 maart 2024
Voor 1 april 2024 ontvang je bericht over de toekenning van de tegemoetkoming
Derde kwartaal: Juli – september
Aanleverdeadline: 15 juni 2024
Voor 1 juli 2024 ontvang je bericht over de toekenning van de tegemoetkoming
Vierde kwartaal: Oktober – december
Aanleverdeadline: 15 september 2024
Voor 1 oktober 2024 ontvang je bericht over de toekenning van de tegemoetkoming
o De aanvrager ontvangt een ontvangstbevestiging na het invullen van het formulier. Als je deze niet ontvangt binnen 5 werkdagen, neem dan contact op via events@inea.nl
o INEA beoordeelt de aanvragen volgens de vastgestelde voorwaarden. Indien de aanvraag overeenkomst met de voorwaarden en er nog ruimte is binnen het budget wordt de tegemoetkoming toegekend. Mochten er te veel aanvragen binnen het kwartaal zijn, dan wordt er gekeken naar welke events een unieker van aard zijn. INEA hoopt zo meerdere segmenten van de doelgroep te kunnen bedienen.
o Voor de genoemde deadline ontvangt de aanvragen bericht (per mail) over toekenning of afwijzing van de tegemoetkoming.
o INEA maakt het mogelijk voor iedereen mogelijk om events te uploaden op de website van INEA te plaatsen. Op deze manier proberen we een centrale plek met events te creëren die er voor de doelgroep zijn.
o De aanvrager verzamelt informatie voor de verantwoording van het event.
o INEA keert de aanvrager de financiële tegemoetkoming uit wanneer alle definitieve facturen en kostenbewijzen binnen zijn.
o Voor de uitbetaling van de tegemoetkoming is alle informatie over het event compleet en volledig.
o INEA betaalt niet de leveranciers of andere externe partijen van het event. Deze kunnen wel uitbetaald worden door de aanvrager.
o De aanvrager ontvangt informatie over de uitbetaling in de mail waar de tegemoetkoming in toegekend wordt.
- De uitbetaling van de tegemoetkoming kan plaats vinden via een factuur of het invullen van het declaratieformulier van INEA.
Factuurgegevens:
INEA
Kruisstraat 1
5211 DT ’s Hertogenbosch
Kostenplaats 4381
Opsturen naar events@inea.nl - INEA streeft ernaar om de financiële tegemoetkoming binnen een maand na ontvangst van de factuur of declaratie én na afloop van het evenement uit te keren. Controleer de verstrekte informatie zorgvuldig om eventuele vertragingen te voorkomen.
o Uiterlijk 30 dagen na het event ontvangt INEA een ingevuld formulier waarin een terugkoppeling van het event wordt gedaan.
o INEA controleert het formulier en beoordeelt of dit overeenkomt met de aanvraag.
o INEA plaats het formulier op de website om te laten zien welke events INEA heeft ondersteund met de tegemoetkomingsregeling.
Wijzigingen en annuleringen
INEA erkent dat plannen kunnen wijzigen. Echter, indien de uitvoering van het evenement en/of het initiatief substantieel afwijkt van de oorspronkelijke voorwaarden en beschrijvingen zoals vastgelegd in de tegemoetkomingsregeling en de aanvraag, behoudt INEA het recht voor om een deel van, of het gehele toegekende sponsorbedrag terug te vorderen. Dit omvat wijzigingen in de doelstellingen, schaal, of financiële structuur van het evenement die de basis vormden voor de toekenning van de tegemoetkoming.
Mocht er een significante verandering plaatsvinden in de inhoud of het format van het evenement, dan vervalt de oorspronkelijke toekenning van de tegemoetkoming. INEA staat open voor de mogelijkheid van een nieuwe aanvraag die overeenkomt met de gewijzigde plannen. Wij adviseren om bij twijfel of vragen over significante wijzigingen direct contact op te nemen via events@inea.nl om mogelijke opties te bespreken.
In het geval dat een event geannuleerd wordt of om welke reden dan ook niet doorgaat, vervalt de toegekende tegemoetkoming. INEA vraagt aanvragers zo spoedig mogelijk in te lichten over een dergelijke annulering. Dit stelt de organisatie in staat om de toegewezen middelen opnieuw te beoordelen en mogelijk te herverdelen.
Contactinformatie
Voor algemene vragen over de regeling en het aanvraagproces, neem contact op met de afdeling events. Deze is iedere maandag tot en met donderdag per mail bereikbaar via events@inea.nl.
