De afgelopen tijd heeft INEA meerdere vragen ontvangen over de situatie waarbij adoptiedossiers incompleet zijn en er geen geboorteakte aanwezig is. Soms kan je jouw geboorteakte dan nog opvragen bij de afdeling Landelijke Taken, onderdeel van de gemeente Den Haag. Ouders van een kind dat in het buitenland is geboren, kunnen hier namelijk de buitenlandse geboorteakte laten registreren. In het verleden was dit niet verplicht, dus het is niet 100% zeker dat jouw geboorteakte daar is geregistreerd.
Vanaf 1 januari 1991 werden alle geboorteakten van geadopteerden geregistreerd, doordat de rechtbank automatisch een last tot inschrijving van de geboorteakten in de registers af moest geven. Dit houdt in dat een belanghebbende niet meer zelf een verzoek tot inschrijving hoeft te doen. Vanaf deze datum zouden dan ook alle geboorteakten geregistreerd moeten zijn. Maar als jouw akte daar ook niet geregistreerd is en echt ontbreekt, dan moeten er andere stappen genomen worden. In dit artikel gaan we in op de stappen die je dan kan nemen.
Het opvragen en/of legaliseren van je geboorteakte via het CDC
Ga altijd eerst na of er een buitenlandse geboorteakte bestaat vanuit het land van herkomst. Dit kan je doen in Nederland bij het consulaat van dat land. In sommige gevallen kan het Consulair Dienstencentrum (CDC) helpen bij de bemiddeling tussen jou en het land van herkomst. Het CDC is onderdeel van het ministerie van Buitenlandse Zaken (Den Haag). Zij kunnen bijvoorbeeld helpen bij het opvragen van de benodigde documenten uit het buitenland of als je de buitenlandse documenten al hebt, kunnen zij helpen bij het laten legaliseren van deze documenten in het buitenland. Met ‘legaliseren’ wordt bedoeld dat er aan een document een officiële bevestiging van de echtheid van het document gegeven wordt. Het legaliseren is nodig om een document in Nederland rechtsgeldig te laten zijn.
Lees voor meer informatie over het CDC dit artikel.
Andere mogelijkheid tot legaliseren: HCCH
Een andere mogelijkheid voor legalisatie is de organisatie: Hague Conference on Private International Law (afgekort het HCCH). Veel landen zijn aangesloten bij het HCCH. In deze aangesloten landen kun je eenvoudig via een internationaal erkende handtekening van de griffier of rechter van de rechtbank, een zogenoemde ‘apostille’, documenten laten legaliseren. Dit gaat veel sneller en gemakkelijker dan de weg via het CDC. Op deze website kun je zien hoe je per land een apostille kunt verkrijgen.
Indien je een buitenlandse geboorteakte hebt mogen ontvangen via deze weg en deze ook hebt laten legaliseren, kan je deze buitenlandse geboorteakte laten inschrijven in de registers van de burgerlijke stand van de Gemeente Den Haag, afdeling Landelijke Taken.
Onverhoopt geen akte bij het consulaat? Vraag altijd een verklaring op!
Mocht er geen buitenlandse akte (bij het consulaat) in het land van herkomst zijn, dan ben je genoodzaakt om andere routes te bewandelen. In de volgende alinea stellen we een mogelijke oplossing voor. Het is wel van belang dat je een verklaring opvraagt bij en ontvangt van het consulaat, waarin staat waarom het niet mogelijk is om aan jou een geboorteakte te verstrekken. Het zou namelijk kunnen zijn dat hier in een later stadium naar gevraagd wordt. Deze worden vaak niet op eigen initiatief gegeven, maar hier moet je dus specifiek om vragen.
Procedure vaststellen geboortegegevens
Een mogelijke oplossing voor het ontbreken van een geboorteakte is het laten vaststellen van je geboortegegevens. Dit is niet voor iedereen de passende oplossing. Bij vermoedens dat de bekende gegevens in jouw adoptiedossier niet juist zijn, kan het laten vaststellen van deze onjuiste gegevens niet goed voelen. Hieronder leggen we de procedure tot het vaststellen van je geboortegegevens verder uit.
Op het moment dat jouw geboorteakte ontbreekt, kan je een verzoek indienen bij de rechtbank Den Haag (team familie) om jouw geboortegegevens te laten vaststellen. Als geadopteerde ben je de belanghebbende bij een dergelijke procedure. Het verzoek is gebaseerd op artikel 25c lid 1 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. Op grond van het tweede lid van dit artikel houdt de rechtbank rekening met alle feiten en omstandigheden omtrent de geboorte. Voor zover bekend zullen de geslachtsnaam, de voornamen, de plaats en de dag van geboorte van de biologische vader en moeder worden vastgesteld. Voor bewijsstukken kun je denken aan deskundigenonderzoeken, rapportages en andere stukken uit jouw adoptiedossier. Voor het indienen van dit verzoek heb je wel een advocaat nodig die jou bijstaat.
Procedure verzoek indienen
Bij een verzoek tot vaststelling van de geboortegegevens brengt een ambtenaar van de burgerlijke stand van Den Haag na ongeveer 3 maanden een advies uit aan de rechtbank. Hiervan krijg jij een afschrift toegestuurd. Indien je op dit advies geen op- of aanmerkingen hebt, neemt de rechtbank dit advies meestal over. Wel zou het kunnen dat de rechtbank vraagt naar (aanvullende) bewijsstukken. Vervolgens maakt de ambtenaar een akte van inschrijving op die geldt als een akte van geboorte. Daarna kun je bij de gemeente Den Haag een afschrift of uittreksel van jouw geboorteakte opvragen.
In het geval dat de geadopteerde nog minderjarig is, dus 17 jaar of jonger, mag de wettelijk vertegenwoordiger bovenstaand verzoek indienen namens geadopteerde. De wettelijk vertegenwoordigers zijn meestal de adoptieoudersIn het Nederlands gebruiken we veel verschillende woorden voor ouders na afstand en adoptie. Iedereen gebruikt eigen woorden voor deze relaties en geeft een eigen betekenis aan deze woorden. Dat betekent dat twee personen hetzelfde woord op een andere manier kunnen interpreteren en gebruiken. Ook kunnen verschillende woorden, verschillende emoties oproepen. Dat betekent dat hetzelfde woord voor twee mensen anders kan voelen. Via een vragenlijst onderzocht INEA welke woorden we als expertisecentrum interlandelijke adoptie in wording het beste kunnen gebruiken. De uitkomst hiervan helpt ons om bepaalde woorden te kiezen. We zijn ons ervan bewust dat elk woord dat we uiteindelijk kiezen voor iedereen persoonlijk voordelen en nadelen kan hebben. We volgen als INEA de huidige maatschappelijke en wetenschappelijke discussie rondom het gebruik van taal met veel aandacht en blijven ons taalgebruik, in samenspraak met de Redactieraad en de Adviesraad, evalueren en waar nodig aanpassen..
Let wel op: in sommige gevallen is bovengenoemde procedure al doorlopen op het moment dat de adoptie hier in Nederland werd ingeschreven. Bij een adoptieprocedure die niet valt onder het Haags adoptieverdrag 1993 wordt het verzoek tot vaststelling van de geboortegegevens op verzoek van de rechtbank al meegenomen en hoef je dit dus als geadopteerde niet meer zelf te doen. Als de gegevens in het verleden al zijn vastgesteld via bovenstaande procedure, dan kan je je geboorteakte bij de gemeente Den Haag, afdeling Landelijke Taken opvragen.
Wat kan INEA voor jou betekenen?
Het vaststellen van je geboortegegevens is voor sommigen een moeilijke en soms een emotionele keuze. Met alle verschillende vindplaatsen van informatie is het begrijpelijk dat je niet weet waar je moet beginnen of dat het zetten van een eerste stap moeilijk kan zijn. De medewerkers van ons loket kunnen je uitgebreid informeren over de procedure van het vaststellen van je geboortegegevens en je meenemen langs alle verschillende stappen en fases hiervan. Zo kan er meer uitleg gegeven worden over het invullen van het aanvraagformulier, de beoordeling van de rechter en ervaringen van anderen op dit gebied.
INEA kan je helpen bij het vinden van een advocaat met ervaring op dit rechtsgebied. Op basis van jouw wensen en onze advocatenpool kan er een geschikte advocaat aan je gekoppeld worden die jou bijstaat in het verzoek tot het vaststellen van je geboortegegevens. De advocaten in onze advocatenpool werken met INEA samen en weten dat er doorverwijzingen vanuit ons kunnen komen. Je zult met de advocaat van jouw keuze afspraken moeten maken over de kosten voor de procedure en de mogelijkheid van gefinancierde rechtsbijstand.
Daarnaast kan INEA een standaardbrief overhandigen die je naar de advocaat kan toesturen. In deze brief staat alle relevatie informatie die nodig is en welke je zelf nog verder moet aanvullen. Daarnaast kan INEA met je meekijken naar de mogelijke kosten die verbonden zijn aan de procedure.
We begrijpen dat dit veel informatie is en het vaststellen van geboortegegevens en juridische procedures in het algemeen ingewikkeld kunnen zijn. Wij helpen je heel graag als je hier vragen over hebt.Je bent altijd welkom om contact met ons op te nemen, ook als je behoefte hebt aan meer emotionele ondersteuning in dit proces.
INEA schrijft haar artikelen zelf, tenzij anders vermeld. Ben je onjuiste informatie tegengekomen of is het artikel onvolledig? Laat het ons weten door te mailen naar pr@inea.nl.
