INEA krijgt soms vragen binnen over het opvragen en/of legaliseren van bepaalde documenten die in een adoptiedossier kunnen voorkomen. Het opvragen van documenten heeft in de meeste gevallen te maken met het ontbreken van bijvoorbeeld een geboorteakte. Een geboorteakte kan je nodig hebben om je voornaam te wijzigen. Een wijziging moet namelijk worden toegevoegd aan de oorspronkelijke geboorteakte.
Met ‘legaliseren’ wordt bedoeld dat er aan een document een officiële bevestiging van de echtheid van het document gegeven wordt. Bijvoorbeeld door middel van een stempel. Het kan zijn dat organisaties, onder andere gemeenten of een rechtbank, deze zogenoemde legalisatie nodig hebben om een document te verwerken. In sommige gevallen kan het Consulair Dienstencentrum (CDC in het kort) interlandelijk geadopteerden helpen in dit traject. In dit artikel bespreken we hoe het CDC functioneert, onder welke voorwaarden je gebruik kunt maken van hun diensten, en welke documenten je kunt aanvragen. Daarnaast geven we inzicht in de bijbehorende kosten en de verwachte doorlooptijd, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt gaan met je aanvraag.
Het Consulair Dienstencentrum (CDC)
Het CDC legaliseert documenten uit Europees Nederland, Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire Saba en Sint Eustatius voor het gebruik in het buitenland. Documenten die zijn afgegeven in het buitenland, kun je legaliseren in het land waar het document vandaan komt. Ook kan het CDC in sommige gevallen voor interlandelijke geadopteerden bemiddelen. Het gaat dan om bemiddeling bij het opvragen van documenten uit het buitenland of het laten legaliseren van documenten in het buitenland.
Wanneer kan het CDC helpen?
Het CDC heeft een aantal voorwaarden, voordat zij een aanvraag in behandeling neemt. De persoon over wie het document gaat, moet namelijk de Nederlandse nationaliteit hebben. Verder moet de aanvraag gaan om het opvragen en/of legaliseren van een buitenlands document of om een Nederlandse akte afgegeven door een Nederlandse ambassade of consulaat generaal in het buitenland. Tot slot moet het document afgegeven zijn in een land dat bemiddeling door het CDC toestaat. Sommige landen geven namelijk geen akte, afschrift of uittreksel aan een ander dan jezelf of familieleden. In dit artikel van de Rijksoverheid vind je een lijstje met landen waarbij bemiddeling wel mogelijk is.
Documenten
Er zijn verschillende documenten die je kunt laten opvragen en legaliseren. Denk bijvoorbeeld aan een geboorteakte of een consulaire akte van de burgerlijke stand opgemaakt op een Nederlandse ambassade.
De meest voorkomende documenten zijn van de burgerlijke stand: onder andere
- afschrift van een geboorteakte;
- afschrift van een huwelijksakte;
- afschrift van een echtscheidingsakte;
- afschrift van een overlijdensakte;
- afschrift van een akte van erkenning.
Bemiddeling
of het CDC kan bemiddelen. Dit kun je doen door het land waar het document vandaan komt op te zoeken in bovengenoemde lijst. Mocht het land hier niet tussen staan, dan heeft een aanvraag doen geen zin. Staat het land wel in de lijst dan kan je een brief of een e-mail sturen naar het CDC met daarin de volgende gegevens:
- je naam, adres en telefoonnummer;
- welke soort bemiddeling je wenst (opvragen, legaliseren of beiden);
- om welk soort document het gaat (zie kopje documenten);
- om welk land het gaat;
- voor een afschrift van een geboorteakte stuur je ook de volledige namen van je biologische oudersIn het Nederlands gebruiken we veel verschillende woorden voor ouders na afstand en adoptie. Iedereen gebruikt eigen woorden voor deze relaties en geeft een eigen betekenis aan deze woorden. Dat betekent dat twee personen hetzelfde woord op een andere manier kunnen interpreteren en gebruiken. Ook kunnen verschillende woorden, verschillende emoties oproepen. Dat betekent dat hetzelfde woord voor twee mensen anders kan voelen. Via een vragenlijst onderzocht INEA welke woorden we als expertisecentrum interlandelijke adoptie in wording het beste kunnen gebruiken. De uitkomst hiervan helpt ons om bepaalde woorden te kiezen. We zijn ons ervan bewust dat elk woord dat we uiteindelijk kiezen voor iedereen persoonlijk voordelen en nadelen kan hebben. We volgen als INEA de huidige maatschappelijke en wetenschappelijke discussie rondom het gebruik van taal met veel aandacht en blijven ons taalgebruik, in samenspraak met de Redactieraad en de Adviesraad, evalueren en waar nodig aanpassen. en de geboortedatum mee;
- verder stuur je 2 kopieën van je Nederlandse paspoort mee.
Vervolgens krijg je van het CDC een brief met een ontvangstbevestiging van het verzoek en een uitleg over hoe je kunt betalen. Na de betaling zal het CDC aan de slag gaan. Het CDC zal dan het document naar de Nederlandse ambassade of het consulaat-generaal in het buitenland sturen en neemt contact op met de autoriteiten en/of instanties in het land waar het om gaat. Na het opvragen en/of legaliseren zal je de documenten per aangetekende post terugkrijgen.
Het opvragen en/of legaliseren van documenten in het buitenland via het CDC kost €131 per document. Let wel op: je krijgt de bemiddelingskosten niet terug op het moment dat het document niet te krijgen of te legaliseren is.
Het verschilt erg per land hoelang deze bemiddeling kan duren. In sommige landen kan het opvragen en/of legaliseren van een buitenlandse akte 8 tot 12 maanden duren. In andere landen gaat dit proces veel sneller. Het CDC kan verder niet garanderen dat bemiddeling altijd lukt. Dat is afhankelijk van de buitenlandse autoriteiten en kan ook per geval weer verschillen.
Vertaling
Is het document dat je terugkrijgt geschreven in de taal van het land van herkomst, dan is het van belang dat deze nog vertaald zal worden om het document te kunnen laten legaliseren. Dit kan naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Deze vertaling moet worden opgesteld door een beëdigd tolk. Een vertaler kun je vinden via de website van de Raad voor Rechtsbijstand, Bureau Wbtv. De kosten die hierbij komen kijken komen voor eigen rekening.
Contactgegevens
Wil je meer weten over het CDC of ben je opzoek naar de contactgegevens? Deze zijn te vinden in dit artikel van de Rijksoverheid.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact op met ons loket.
