Eind 2023 introduceerde INEA de Tegemoetkomingsregeling Events voor 2024. Met deze regeling wil INEA bestaande events, die bijdragen aan de missie van INEA, uit het veld financieel tegemoetkomen. Met deze regeling streeft INEA na om het aanbod van events voor de doelgroep (momenten voor lotgenotencontact) te vergroten en het thema interlandelijke adoptie nog meer onder de aandacht te brengen. Het maximale budget wat hier beschikbaar voor werd gesteld is € 14.500,00.
In 2024 zijn er 29 aanvragen geweest op de Tegemoetkomingsregeling events. Hierbij zijn er 27 aanvragen daadwerkelijk toegekend. Van de aanvragen hebben er tot nu toe 21 events plaats gevonden. Sommige events staan nog op de planning en anderen zijn geannuleerd vanwege te weinig aanmeldingen en of andere onvoorziene redenen.
| Kwartaal | # aanvragen | # toegekende aanvragen | Plaatsgevonden events | Nog op de planning | Tegemoetkoming |
| 1 | 5 | 3 | 2 | 0 | € 850,00 |
| 2 | 7 | 6 | 2 | 1 | € 1.100,00 |
| 3 | 8 | 8 | 5 | 2 | € 4.200,00 |
| 4 | 9 | 9 | 8 | 1 | € 2.850,00 |
| TOTAAL | 29 | 27 | 17 | 4 | € 9.000,00 |
De aanvragen zijn gedaan door diverse groepen, organisaties en individuen. Waarbij ook verschillende doelgroepen zijn bereikt. Terugkoppelingen van de events die met de regeling hebben plaats gevonden zijn terug te vinden op onze website.
Na de laatste deadline en toekenningsronde bleef er nog een bedrag van € 5.500,00 over. Er is toen gekeken hoe dit bedrag elders besteed kon worden aan het doel. Vervolgens is er contact gezocht met de belangenorganisaties in Nederland en is hen een maximaal bedrag van € 500,00 aangeboden om een publiek event te organiseren in de maand november of december (ook in het kader van de Adoptee Awareness Month) om extra aandacht te vragen voor, en aandacht te geven aan, de activiteiten van mensen en organisaties die zich hier, vaak al jarenlang, voor inzetten. Het bedrag kan besteed worden aan zowel de organisatie als de promotie van het event in november en december 2024. Op deze oproep hebben tot nu toe 4 organisaties gereageerd (reageren kan tot en met 30 november 2024) waardoor er € 3.500,00 over is van de totale Tegemoetkomingsregeling Events voor 2024.
In het afgelopen jaar is er een duidelijk zichtbare toename geweest in de behoefte aan de Tegemoetkomingsregeling Events, wat onderstreept hoe belangrijk deze regeling is voor organisaties en individuen die zich inzetten voor adoptie gerelateerde thema’s. INEA vindt het daarom van groot belang om deze regeling ook in 2025 voort te zetten.
De Tegemoetkomingsregeling Events 2025
De regeling is zorgvuldig geëvalueerd, en uit de terugkoppelingen en ervaringen van de afgelopen periode zijn een aantal belangrijke inzichten naar voren gekomen. Deze inzichten zijn meegenomen in de optimalisatie van de regeling voor 2025, zodat we nog effectiever kunnen bijdragen aan het versterken van het netwerk en het vergroten van de zichtbaarheid rondom interlandelijke adoptie.
Hoogte van de tegemoetkoming
Het systeem dat in 2024 werd gebruikt om de hoogte van de tegemoetkoming vast te stellen, bleek in sommige gevallen goed te werken, maar was in andere situaties niet altijd voldoende toereikend. Een specifiek probleem was dat het lastig kan zijn om vooraf een deelnemersaantal vast te stellen. Dit leidde ertoe dat na afloop bleek dat sommige events in een andere categorie van tegemoetkoming zouden vallen dan oorspronkelijk werd ingeschat.
Voor 2025 is daarom bepaald dat de tegemoetkoming enkel van toepassing is op externe kosten, met een maximumbedrag van € 500,00 per event. Externe kosten zijn gedefinieerd als kosten voor diensten of materialen van externe partijen, zoals locatiehuur, materiaalkosten en de inhuur van deskundigen of sprekers. Uren van de aanvrager zelf komen niet in aanmerking, om te voorkomen dat de tegemoetkoming onbedoeld als inkomensondersteuning wordt gebruikt, wat buiten de oorspronkelijke doelstelling valt. Indien er personen van de organisatie zelf een inhoudelijke expertise leveren aan het event, geldt hiervoor een maximale vergoeding van €80,00 per persoon per event.
Daarnaast vallen cateringkosten niet binnen de vernieuwde regeling, omdat deze minder direct bijdragen aan de inhoudelijke waarde van het evenement. Catering is een ondersteunend element en is meestal niet essentieel voor het behalen van de inhoudelijke doelen van de events die onder de regeling vallen. Aanvragers wordt aangeraden om voor de catering een eigen bijdrage te overwegen om de kosten te dekken.
Het is belangrijk om te benadrukken dat de regeling bedoeld is als een tegemoetkoming in de kosten, en niet als volledige sponsoring van een event. Dit betekent dat de tegemoetkoming slechts een deel van de totale kosten dekt; aanvragers kunnen mogelijk aanvullende financiering nodig hebben om het event te realiseren.
Beschikbaar stellen van de locatie van INEA
Uit de aanvragen in 2024 blijkt dat een groot deel van de evenementkosten opgaat aan locatiehuur, een kostenpost die flink kan oplopen. Om hierin tegemoet te komen, biedt INEA vanaf januari 2024 verschillende ruimtes aan voor het organiseren van evenementen tot 40 personen. Voor gebruik van onze locatie buiten kantoortijden rekenen we € 20,00 per uur. Dit bedrag wordt verrekend met de tegemoetkomingsregeling en dekt de kosten voor locatiebeheer en ondersteuning door ons personeel tijdens het event. Wanneer meerdere events tegelijkertijd plaatsvinden, worden deze kosten gelijk verdeeld.
Meer informatie over het gebruik van de locatie van INEA wordt binnenkort bekend gemaakt.
Aanvraagvoorwaarden en Procedure Tegemoetkomingsregeling 2025
Er zijn een aantal wijzigingen geweest in de aanvraagvoorwaarden en procedure voor de regeling in 2025 om de regeling direct inzichtelijk te maken en de tegemoet te komen in het karakter van het veld.
Voor 2025 geldt een doorlopende aanvraagperiode voor de Tegemoetkomingsregeling, met een beschikbaar budget van €3.625,00 per kwartaal. De toekenningen worden gedaan op basis van een “wie het eerst komt, wie het eerst maalt”-principe, mits de aanvragen voldoen aan de criteria. Niet-bestede budgetten schuiven door naar het volgende kwartaal, zodat de middelen zo goed mogelijk worden benut.
Om de verwerking efficiënt te laten verlopen, dienen events bij aanvraag minimaal zes weken vooraf gepland te staan. De beoordeling van de aanvraag wordt binnen twee weken afgerond en bij goedkeuring ontvangt de aanvrager binnen deze termijn ook de toekenning.
Verder worden alle gesubsidieerde events binnen twee weken na toekenning gepubliceerd op de agenda van INEA. Hiermee creëren we een centraal overzicht van events die met betrekking tot adoptie georganiseerd worden, wat de zichtbaarheid en toegankelijkheid vergroot voor de doelgroep.
Nieuwe regelingen
Er zijn verschillende soorten aanvragen en vragen gedaan in het afgelopen jaar. Uiteindelijk zijn deze op te delen in 4 verschillende categorieën:
- Lotgenotencontact
- Promotie van eigen werk (gerelateerd aan adoptie)
- Ondersteuning/uitbreiding van het zorgaanbod voor geadopteerden
- Ontwikkelen van nieuwe media (boeken, documentaires, podcasts etc.)
Sommige aanvragen vielen niet binnen de huidige regeling, omdat het niet om een event ging zoals dit gedefinieerd werd in de regeling van 2024. Echter ziet INEA ook mogelijkheden om de regeling uit te breiden of hier een aparte regeling voor op te zetten. De Tegemoetkomingsregeling Events sluit voornamelijk aan op categorie 1 en 2 (indien er een event aan gekoppeld wordt). Voor categorie 3 ontwikkelen we graag een nieuwe regeling zodat het duurzamer ingezet kan worden dan een éénmalige bijeenkomst en zodat we aansluiting kunnen vinden op ‘Uitbreiding van specialistisch aanbod in het zorgveld’ uit het Bouwstenendocument (de opdracht van INEA).
Voor categorie 4 zit er voorlopig nog geen regeling in de pijplijn. Ondanks de wens om dit wel te doen is het lastig om dit te kaderen in een regeling. Er zullen per aanvraag afspraken gemaakt moeten worden om de kwaliteit en realisatie te kunnen waarborgen.
Laatste aanvragen 2024
Het resterende bedrag van € 3.500,00 uit de Tegemoetkomingsregeling Events 2024 kan dit jaar nog worden ingezet onder de nieuwe regeling van 2025. Aanvragen hiervoor kunnen tot uiterlijk 5 december 2024 worden ingediend. We moedigen iedereen aan om gebruik te maken van deze mogelijkheid, zodat de beschikbare middelen volledig benut kunnen worden om bij te dragen aan publieke events en initiatieven die adoptiegerelateerde thema’s verder onder de aandacht brengen.
Meer informatie
Heb je vragen over de regeling? Neem dan contact op met ons via events@inea.nl
