Het 10 stappenplan: hoe verloopt het proces van het aanvragen van subsidie?  

Belangenorganisaties die zich inzetten voor interlandelijk geadopteerden kunnen subsidie aanvragen. Deze subsidie is voor het versterken van de eigen organisatie of voor activiteiten met de doelgroep, zoals zoektochten en rootsreizen. Het aanvragen van deze subsidie kan een grote stap zijn. Het maken van een plan en het invullen van de aanvraag kan daarbij lastig zijn. Met behulp van een 10-stappenplan wordt je stap voor stap meegenomen in het proces van het aanvragen van subsidie.

Dit stappenplan is bedoeld voor belangenorganisaties die een subsidie willen aanvragen. Om in aanmerking te komen voor de subsidies, dienen belangenorganisaties minstens een jaar vóór de subsidieaanvraag in de statuten te hebben opgenomen dat zij als primair doel hebben om de belangen van interlandelijk geadopteerden in Nederland te behartigen of om interlandelijk geadopteerden in Nederland, dan wel hun biologische familie te ondersteunen bij het vinden van elkaar. Ben je niet bekend met deze subsidie? Lees dan eerst het artikel: De subsidieregeling ‘Belangenorganisaties Interlandelijk Geadopteerden’ uitgelegd.

Belangenorganisaties kunnen aanspraak maken op twee verschillende subsidiebedragen.

Ten eerste is er subsidie beschikbaar voor het versterken van de organisatie. Hiermee kunnen organisaties zichzelf steviger neerzetten, bijvoorbeeld door medewerkers te trainen, de bekendheid van de organisatie te vergroten of vaste lasten te dekken. Deze subsidie bedraagt jaarlijks €10.000 per organisatie en vereist geen verantwoording achteraf. Na het invullen van het subsidie-aanvraagformulier, kun je deze direct indienen bij het Ministerie van Justitie & Veiligheid. Dat doe je door te mailen naar: subsidieportaal@minjenv.nl. Vooraf aan het indienen van de aanvraag kun je advies inwinnen bij INEA, maar dit is niet verplicht.

Ten tweede is er subsidie beschikbaar voor het uitvoeren van projecten die het ondersteuningsaanbod aan interlandelijk geadopteerden versterken. Deze subsidie kan worden gebruikt voor activiteiten die de ondersteuning bij zoektochten verbeteren, zoals het inzetten van tolken of gidsen tijdens rootsreizen naar het land van herkomst. Per project kan maximaal €25.000 worden aangevraagd, waarvoor achteraf verantwoording moet worden afgelegd. Ook is het belangrijk dat belangenorganisaties hun subsidieaanvraag vooraf voorleggen aan INEA. Volg onderstaand stappenplan en laat je begeleiden door het proces van het aanvragen van subsidie.

Het stappenplan

Bedenk wat je voor de doelgroep doet of wilt gaan doen en voor welk subsidiebedrag je in aanmerking denkt te komen. Dit alles schrijf je uit in een projectplan. ​Onderdelen waar je aan kunt denken om te benoemen in een projectplan zijn het doel, de doelgroep, de verwachte planning en de invulling daarvan, het tijdpad en een prognose van de kosten​. Omschrijf ook wat je hoopt te bereiken met de activiteiten en hoe dat kan bijdragen aan het algehele welzijn van jouw doelgroep. Wees bij het uitwerken van genoemde punten zo uitgebreid en volledig mogelijk. Leg liever iets te veel uit dan te weinig. Neem alle overwegingen mee in je onderbouwing.  Dit kan voorkomen dat er vragen ontstaan bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna ministerie van J&V), die op een later moment weer zouden moeten worden beantwoord. 

Bekijk de eerder ingediende subsidieaanvragen van andere belangenorganisaties om inspiratie op te doen: Subsidieplannen van belangenorganisaties.

Twijfel je of je plannen onder de subsidieregeling vallen? In een bijlage van de Staatcourant staat uitgelegd waar je als belangenorganisatie subsidieaanvraag voor kunt doen.

Het subsidie-aanvraagformulier vul je in voor 1 jaar; het huidige tijdvak. Ook al staan er meerdere kolommen in het formulier, gebruik alleen kolom 1​. Vervolgens voeg je de volgende gevraagde bijlagen toe: 

  • Uittreksel KvK (vereist); 
  • Oprichtingsakte of statuten (alleen bij eerste subsidieaanvraag bij het ministerie van J&V); 
  • Recente kopie (niet ouder dan drie maanden) van een bankafschrift of een bankverklaring (alleen bij een nieuwe subsidieaanvrager of wijziging van het bankrekeningnummer); 
  • Laatste jaarrekening/balans en staten van baten en lasten; 
  • Bijlage A: Beschrijving activiteit I (vereist); 
  • Bijlage A: Beschrijving activiteit II (optioneel, alleen bij meerdere activiteiten); 
  • Bijlage A: Beschrijving activiteit III (optioneel, alleen bij meerdere activiteiten); 
  • Bijlage B: Begroting activiteit I (vereist); 
  • Bijlage B: Begroting activiteit II (optioneel, alleen bij meerdere activiteiten); 
  • Bijlage B: Begroting activiteit III (optioneel, alleen bij meerdere activiteiten). 

Open het Subsidie-aanvraagformulier

Heb je gekozen voor het subsidiebedrag tot €10.000, dan kun je direct door naar stap 7.

Wanneer je een aanvraag wilt doen voor het subsidiebedrag van €25.000 voor het uitvoeren van projecten die het ondersteuningsaanbod aan interlandelijk geadopteerden versterken, is het belangrijk om INEA hierover in te lichten. Vanwege de centrale positie van INEA en de mogelijkheden die er zijn om in specifieke landen aan de slag te gaan, is verbinding en samenwerking met INEA bij het opstellen of uitvoeren van de projecten gewenst. Dit geldt ook voor verbinding of samenwerking met andere organisaties die in een specifiek land van herkomst ondersteuning bieden.

Mail je aanvraag voor advies naar advies@inea.nl.

Als we jouw ingevulde aanvraag heeft ontvangen, ontvang je binnen 2 weken een uitnodiging voor een adviesgesprek met twee INEA-medewerkers uit het juridische team. Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ingediende plan, eventuele mogelijkheden tot samenwerking met andere belangenorganisaties en kan jij uiteraard al je vragen stellen die je mogelijk nog hebt. Het doel is jouw plan te finetunen en de kansen tot een toekenning van een subsidie vanuit het ministerie van J&V te verhogen.

Na het adviesgesprek uit stap 4 heb je de gelegenheid voor eventuele aanpassingen van of aanvullingen ​op de aanvraag om deze definitief te maken. Dit is niet verplicht. INEA heeft hier slechts een adviserende rol op basis van haar kennis en expertise. Je kiest zelf of je dit nodig vindt naar aanleiding van het adviesgesprek. Mochten de aanpassingen zo groot zijn dat de doelstellingen uit het plan veranderen, dan zullen we de aangepaste versie afwachten, voordat wij overgaan tot het opstellen van een schriftelijk advies. Deze gewijzigde versie zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een paar werkdagen naar ons moeten worden toegestuurd.   

Binnen uiterlijk 3 weken na het adviesgesprek, sturen we je het schriftelijke subsidie-advies​. Mochten er nog grote aanpassingen worden gedaan (zie stap 5), dan gaat dit termijn pas in nadat we de gewijzigde versie hebben ontvangen. Dit adviesdocument bestaat uit een beknopte samenvatting van de aanvraag zoals deze aan de INEA-medewerkers is uitgelegd, een algemene toelichting bij de subsidieregeling, een uitleg over de rol van INEA en tot slot het advies van INEA.   

Na het ontvangen en verwerken van het advies dien je de aanvraag, inclusief het INEA-advies, in bij het digitale subsidieportaal van het ministerie van J&V​. Vermeld daarbij ook wat en hoe je het advies van INEA in de plannen verwerkt hebt of zult verwerken.

De complete subsidie-aanvraag met bijbehorende adviesdocumenten dien je in bij het ministerie door te mailen naar: subsidieportaal@minjenv.nl

Het ministerie van J&V neemt de aanvraag in behandeling. Als zij nog vragen hebben nemen zij eventueel nog contact met je op. Binnen 6 weken laten zij weten of de aanvraag wordt toegekend of afgewezen. Op dit besluit bestaat er een mogelijkheid om bezwaar te maken. ​ 

Als je goedkeuring op de aanvraag en het bedrag hebt gekregen, mag je starten met het uitvoeren van je plan. Je hebt 2 jaar de tijd om het subsidiegeld te besteden. Het ministerie bepaalt de startdatum en de duur van het project in de subsidiebrief. Denk je dat je meer tijd nodig hebt, dan kun je een verlenging aanvragen. Dit moet je wel op tijd doen. Als je de termijn niet wilt verlengen of als dit niet lukt om welke reden dan ook, is het belangrijk dat je het overgebleven geld aan het einde van de termijn terugbetaalt.

Let op: als je grote veranderingen in je plannen aanbrengt tijdens de uitvoering, moet je dit aan het ministerie van J&V laten weten. Zij moeten dit goedkeuren. Bijvoorbeeld als je een andere activiteit wilt doen dan gepland stond. Of als je een rootsreis zou organiseren maar dat nu niet verstandig of mogelijk is vanwege omstandigheden in het land van herkomst.

Aan het einde van het project moet je verantwoording afleggen waarin je vertelt wat er tijdens het project gedaan is en wat er met het toegekende subsidiegeld gebeurd is. Dat moet je uiterlijk 2 jaar nadat de subsidie is gestart doen. Het ministerie bepaalt de startdatum en de duur van het project in de subsidiebrief. De twee jaar beginnen nadat het ministerie de subsidie heeft goedgekeurd en de subsidie krijg je dus als voorschot. Pas wanneer je verantwoording aflegt over wat je hebt gedaan, wordt de subsidie definitief. Deze verantwoording is dus heel belangrijk. Zorg ervoor dat je documenteert waar het geld aan is besteed. Begin op tijd met het invullen van het verantwoordingsformulier, minstens 3 maanden voordat de periode eindigt. Lever het liever in de 21e maand in, dan een week voor de deadline van 24 maanden. Als het subsidiegeld eerder op is, mag je ook eerder verantwoording afleggen.

Ook als je al geld hebt gekregen voor een ander project, kun je een nieuwe subsidie aanvragen. Je kunt dus twee subsidies tegelijkertijd hebben. Een tijdvak loopt vanaf januari tot en met december.

Als jouw aanvraag is toegewezen, zal een samenvatting van de aanvraag op jouw en onze website geplaatst moeten worden. We zouden je dan ook willen vragen om na de toekenning een samenvatting met ons te delen.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen of wil je graag hulp bij het invullen van het aanvraagformulier, neem dan contact met ons op. 

Redactie

Thema

Juridische ondersteuning

Doelgroep

Belangenorganisaties

Op de hoogte blijven?

Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief!

Inschrijven

Gerelateerde artikelen