Overweeg je het oprichten van een stichting? Of wil je gewoon meer weten over hoe het allemaal werkt? Dit artikel brengt je op de hoogte van alles wat je moet weten, van de eerste stappen tot het aanvragen van subsidies.
Tijdens een INEA-bijeenkomst vorig jaar bleek veel interesse en onduidelijkheid binnen de doelgroep over het oprichten van stichtingen. Deze onzekerheid kwam voort uit een gebrek aan kennis over het oprichtingsproces. Daarom delen we nu waardevolle inzichten van een recente kennissessie om geïnteresseerden te helpen bij het nemen van de volgende stap.
Wat is een stichting?
Een stichting is een rechtspersoon. Een rechtspersoon is een organisatie die net als een mens zelfstandig rechten en plichten heeft. Dit betekent dat een rechtspersoon bijvoorbeeld contracten kan afsluiten, spullen kan bezitten, en onder bepaalde omstandigheden naar de rechter kan gaan of voor de rechter kan komen. Een stichting wordt ingeschreven bij de kamer van koophandel. In dit handelsregister worden de gegevens van de stichting opgenomen, zoals de naam, het adres, de doelstelling, de bestuursleden en eventuele andere relevante informatie.
Er zijn verschillende soorten rechtspersonen:
- Bedrijven en ondernemingen: Zoals een besloten vennootschap (BV) en een naamloze vennootschap (NV).
- Stichtingen en verenigingen: Dit zijn organisaties zonder winstoogmerk, zoals goede doelen of sportclubs.
- Overheidsorganisaties: Gemeenten, provincies en andere delen van de overheid.
De regels van de stichting zorgen ervoor dat alles intern goed georganiseerd is. Al deze dingen helpen om het sociale of maatschappelijke doel van de stichting te bereiken. Iedereen kan een stichting oprichten, alleen of samen met anderen. Zelfs een andere organisatie (zoals een vereniging of een bedrijf) kan een stichting oprichten. Mensen of organisaties beginnen vaak een stichting om een bepaald doel te bereiken, zoals het verbinden van geadopteerden.
Waarom kiezen voor een stichting?
Waarom zou je voor een stichting kiezen en niet voor iets anders? Een stichting is een soort organisatie die dingen kan bezitten, contracten kan tekenen, geld kan vragen van de overheid en donaties kan krijgen. Belangrijk is dat het geld en de spullen van de stichting apart staan van die van de mensen die het hebben opgericht. Dat betekent dat als de stichting schulden heeft, de mensen die het hebben opgericht daar niet voor hoeven te betalen.
De voorbereiding
Voordat je naar de notaris gaat om een stichting op te richten, is het van belang dat je eerst alvast goed nadenkt over de volgende punten:Â
Het doel van de stichting bepaalt waar het geld van de stichting naar toe gaat en waar je het geld aan uit mag geven. Zorg ervoor dat het doel niet te beperkt is. INEA ziet bijvoorbeeld de volgende doelstellingen voorbijkomen:Â
- Het behartigen van de belangen van interlandelijk geadopteerden in Nederland
- Het ondersteunen van interlandelijk geadopteerden bij het vinden van hun biologische familie
- Het ondersteunen van interlandelijke geadopteerden in Nederland
In de statuten worden onder meer de verplichtingen en bevoegdheden van het bestuur opgenomen. De statuten zijn eigenlijk de regels van de stichting. Hierin staat bijvoorbeeld wat het bestuur moet doen en waar ze wel en niet over mogen beslissen. Het zijn soort van officiële regels die de stichting volgt. Je kunt alvast nadenken over de volgende vragen:Â
- Wie mag de stichting vertegenwoordigen en waarvoor?
- Wie gaat de bankrekening beheren?
- Wat moet er gebeuren als er verschil van inzicht is binnen het bestuur?
- Wie controleert het bestuur en wat moet er gebeuren als er een regel wordt overtreden?
Om misbruik te voorkomen kan je een raad van commissarissen aanstellen. Een raad van commissarissen bestaat meestal uit externe deskundigen en/of stakeholders die geen direct belang hebben bij de dagelijkse gang van zaken in de organisatie. Ze zijn er om het bestuur advies te geven, kritische vragen te stellen en te beoordelen, en te dienen als een soort bescherming tussen het bestuur en de mensen die belang hebben bij de organisatie.
 Kleinere stichtingen, zoals een stichting die opkomt voor de belangen van een groep geadopteerden, hebben vaak geen raad van commissarissen.Â
Er zijn geen regels over de manier waarop een stichting aan geld kan komen, maar je kunt bijvoorbeeld denken aan: donaties, subsidies, legaten en schenkingen. Denk alvast na over hoe jouw stichting aan geld kan komen.Â
Om erf- en schenkbelasting te voorkomen, kan de stichting een ANBI-status aanvragen bij de Belastingdienst. Wil je hier meer over weten, lees dan het artikel ‘Wat is een ANBI-status?‘.
Een stichting mag geen salaris of winstdeling uitkeren aan de mensen die de stichting hebben opgericht of aan het bestuur ervan. Maar ze mogen wel de kosten vergoeden die deze mensen maken voor de stichting, zoals reiskosten of tijd die ze aan de stichting besteden. Het geld dat de stichting uitkeert, moet altijd gebruikt worden voor het doel van de stichting, dat duidelijk staat beschreven in de statuten.
De oprichting: notariële akte en kamer van koophandelÂ
Als je alles goed hebt gepland, ga dan naar de notaris. Je hebt een notariële akte nodig als je een stichting wilt oprichten. In die akte worden de regels (statuten) van de stichting vastgelegd. Let op: bij een Nederlandse stichting moet de notariële akte in het Nederlands worden opgesteld.
Zodra de notariële akte is ondertekend, is het wettelijk verplicht om de stichting te laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zonder de inschrijving bij dit handelsregister zijn de bestuurders persoonlijk verantwoordelijk voor wat de stichting doet. Voorbeeld: Mocht de stichting dan niet betalen voor bijvoorbeeld de flyers die gekocht zijn, dan kunnen de schuldeisers dit geld verhalen op de bestuursleden.
Bij inschrijving in het Handelsregister worden de persoonlijke gegevens van de oprichters, bestuurders en andere gemachtigden openbaar. Ook moet er een notariële kopie van de statuten worden ingediend bij de Kamer van Koophandel. Deze informatie is voor iedereen toegankelijk. Als er veranderingen in het bestuur plaatsvinden, moet dit gemeld worden aan de Kamer van Koophandel om de gegevens actueel te houden.
De indiening van dergelijke persoonlijke gegevens bij het handelsregister zijn vereist, omdat deze inzicht bieden in de identiteit van de betrokken partijen, wat cruciaal is voor het vaststellen van aansprakelijkheid. Bovendien waarborgt een notariële kopie van de statuten de rechtsgeldigheid van de stichting. De statuten bevatten belangrijke informatie over het doel van de stichting, haar werkwijze en de specifieke bevoegdheden van het bestuur.
Voor donaties en subsidies heeft de stichting een eigen bankrekening nodig, niet op naam van de bestuurders. De eisen voor het openen van een bankrekening verschillen per bank, dus neem op tijd contact op met een bank.
Administratie
Een stichting moet een administratie bijhouden. Hiervoor geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Naast de uitwerking van de boekhouding vallen ook kassabonnen, overeenkomsten, correspondentie of digitale data onder de administratie. Het kan zijn dat de belastingdienst vraagt om inzage in de administratie van de stichting. Vandaar dat het belangrijk is om de administratie op orde te hebben en houden, en te bewaren voor in ieder geval zeven jaar.Â
Het bestuur
Het bestuur leidt en vertegenwoordigt de stichting en wijst uit zijn midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aan. Het bestuur kan verder worden aangevuld met algemene bestuursleden1.
In tegenstelling tot een vereniging heeft een stichting geen leden. Dat betekent dus dat er geen ledenvergadering is en dat het bestuur zelfstandig besluiten kan nemen. Het is belangrijk dat het bestuur zich houdt aan haar bevoegdheden vanuit de statuten. Verder hebben bestuursleden een verbod op winstuitkering. Het geld dat bij de stichting binnenkomt is alleen bestemd voor het doel van de stichting. Wel mogen de werknemers van een stichting worden betaald voor hun werk. Het bestuur bepaalt de hoogte van het salaris van de werknemers.Â
In principe zijn bestuurders niet aansprakelijk voor de schulden van de stichting, als deze is ingeschreven in het Handelsregister. Dit ligt echter anders bij onbehoorlijk bestuur. Denk daarbij aan grove fouten, onzorgvuldig handelen en/of het verwaarlozen van de belangen van de stichting en het doel waarvoor die is opgericht. Een stichting en het bestuur mogen er niet zomaar met de pet naar gooien en/of er een (financiële) bende van maken. Iedere bestuurder is verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Dit houdt dus in dat een bestuurder ook aansprakelijk is voor de fouten van andere bestuurders. Tenzij de bestuurder geen verwijt kan worden gemaakt en bijvoorbeeld maatregelen heeft genomen om de gevolgen van de gemaakte fout te voorkomen of te verkleinen. Bij een faillissement kan het bijvoorbeeld zijn dat het (voormalige) bestuur hiervoor aansprakelijk wordt gesteld. Bestuurders kunnen zich tegen deze aansprakelijkheid wel verzekeren. Of dit nodig is, hangt af van de activiteiten van de stichting en de risico’s die daaruit voortvloeien. Wel stellen verzekeraars meestal bepaalde eisen aan de organisatie en het vermogen van de stichting.Â
Kennissessie
Op 27 september 2023 heeft INEA een kennissessie georganiseerd in samenwerking met Danielle van Iperen-Roepers van Notariskantoor Ellens & Lentze, te Den Haag. Tijdens deze kennissessie heeft Danielle kennis gedeeld over het oprichten van een stichting. Hier kan je de PowerPointpresentatie van de kennissessie downloaden. Vergeet niet om na 1 jaar subsidie aan te vragen bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Lees meer over waar deze subsidie voor in te zetten is en hoe je deze kunt aanvragen is het artikel: Het 10 stappenplan: hoe verloopt het proces van het aanvragen van subsidie?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact op met ons loket.
